Każdy członek wspólnoty mieszkaniowej z chwilą nabycia swojego lokalu, staje się równocześnie współwłaścicielem nieruchomości wspólnej. Precyzyjniej, przysługuje mu udział w nieruchomości wspólnej związany z własnością lokalu, który, zgodnie z zapisami artykułu 3 Ustawy o własności lokali, „odpowiada stosunkowi powierzchni lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wraz pomieszczeniami do nich przynależnymi.” Sama nieruchomość wspólna stanowi grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali, a więc na przykład klatki schodowe.
W związku z tym, iż każdy z członków wspólnoty posiada udział we własności nieruchomości wspólnej, zobowiązany jest do pokrywania kosztów jej utrzymania w wysokości stosownej właśnie do posiadanego udziału. Do takich kosztów można zaliczyć m.in. wydatki na remonty, bieżące naprawy, czy dostawę energii elektrycznej na oświetlenie ciągów komunikacyjnych. Katalog wydatków, choć jedynie przykładowy, można znaleźć w artykule 14 Ustawy o własności lokali. Wysokość zaliczek mających pokryć wszystkie zobowiązania finansowe wspólnoty określają podejmowane w tej sprawie uchwały. To doprowadza nas do właściwego tematu naszego artykułu, czyli głosowania we wspólnocie mieszkaniowej.
Solidarne ponoszenie opłat za utrzymanie nieruchomości wspólnej to jeden z obowiązków współwłaścicieli danej nieruchomości, istotne jest podkreślenie faktu, że każdy z właścicieli powinien mieć świadomość tego, iż przysługuje mu prawo podejmowania decyzji w wielu istotnych kwestiach dotyczących nieruchomości, są to najczęściej czynności przekraczające zwykły zarząd, do których, zgodnie z zapisami art. 22 UoWL, zaliczamy przyjęcie rocznego planu gospodarczego i ustalenie wysokości zaliczek na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, przeprowadzenie kosztownych remontów czy napraw. Czynności zwykłego zarządu, które nie wymagają zgody współwłaścicieli wyrażonej w formie uchwały, może podejmować zarząd samodzielnie.
Najistotniejsze uchwały, a więc w większości te dotyczące spraw finansowych wspólnoty, przygotowywane są na zebrania sprawozdawcze organizowane w terminie do końca marca każdego roku. Przed zebraniem, do każdego ze współwłaścicieli powinno trafić zaproszenie określające porządek obrad i wykaz uchwał, które zostaną poddane pod głosowanie. Z frekwencją na takich zebraniach, jak wiemy, bywa różnie, a więc nie zawsze uchwały mają szansę na skuteczne podjęcie w ich trakcie, ponieważ jeśli nie ma na sali właścicieli posiadających wymaganą przepisami ilość udziałów – większą niż 50%, to uchwała nie zostaje podjęta.
Prawo dopuszcza inne formy głosowania, niż tylko na zebraniu wspólnoty. Jest to na pewno przydatne udogodnienie dla zarządów i zarządców, ponieważ mogą głosowanie dokończyć w trybie indywidualnego zbierania głosów, a więc kontaktując się z właścicielami lokali, którzy byli na danym zebraniu nieobecni. Najczęściej korzystając z tego sposobu udaje się skutecznie zebrać brakujące głosy pod daną uchwałą, co pozwala na przykład na określenie takich wysokości zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej, które nie sprawią, że w budżecie wspólnoty będzie powiększała się dziura, ani też nie sprawią, że współwłaściciele będą płacić więcej niż powinni. Uchwała taka podjęta zostaje w trybie mieszanego zbierania głosów, bądź inaczej, dokładniej – częściowo na zebraniu, częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów. Taka informacja powinna zostać zawarta w jej treści, a każdy ze współwłaścicieli o jej podjęciu poinformowany.
Zgoda współwłaścicieli może okazać się potrzebna również gdy do następnego zebrania mamy sporo czasu. Co więc można zrobić w przypadku gdy pilnie potrzebny jest remont dachu, bądź innego elementu nieruchomości wspólnej? Ustawodawca dopuszcza również formę uchwały podjętej wyłącznie w trybie indywidualnego zbierania głosów. Zarządca bądź zarząd, rozdaje bądź rozsyła karty do głosowania wraz z treścią proponowanej uchwały i w wyznaczonym terminie, każdy z członków wspólnoty może oddać głos za albo przeciw lub też się od niego wstrzymać.
Niekiedy zdarza się, że niestety, pomimo wielu prób, nie udaje się zebrać wystarczającej ilości głosów za podjęciem danej uchwały. Wtedy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono zgodnie z art. 18 ust. 1, może zażądać rozstrzygnięcia danej sprawy przez sąd w postępowaniu nieprocesowym, „który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli.”
Kłopotliwe może być również podejmowanie uchwał we wspólnotach, w których zdecydowana większość udziałów jest w rękach jednego właściciela, najczęściej dewelopera. Ustawa o własności lokali definiuje rozwiązanie i na ten problem. W takim przypadku, zgodnie z art. 23 ust. 2a, można przeprowadzić głosowanie według zasady, iż na jednego właściciela przypada jeden głos, niezależnie od tego jak dużej liczby udziałów jest posiadaczem. Może to pomóc wielu wspólnotom zakończyć impas związany z brakiem możliwości podjęcia uchwał dla nich istotnych, które blokowane są przez większościowych udziałowców. Jednakże takie głosowanie wprowadza się na każde żądanie właścicieli posiadających co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej, więc warto przed zawnioskowaniem o głosowanie w tym trybie sprawdzić czy uda się taką ilość zebrać. Głosowanie w tym trybie może zostać przeprowadzone ze wskazaniem na konkretne uchwały, a więc nie można ustalić, że w taki sposób wspólnota będzie głosowała nad wszystkimi uchwałami, które zamierza pod głosowanie poddawać w przyszłości. Nawet jeśli podejmie uchwałę to regulującą, to zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 10.07.2009 r, sygn. Akt II CSK 83/2009, „niedopuszczalne jest ustanowienie we wspólnocie mieszkaniowej zasady głosowania wszystkich uchwał według zasady „jeden właściciel-jeden głos”. Uchwała taka jest nieważna.
Można spotkać się również z kwestionowaniem ważności głosu oddanego przez jednego z małżonków w przypadku gdy dany lokal stanowi ich majątek wspólny. Należy pamiętać, że każdy z małżonków może samodzielnie tym majątkiem zarządzać w zakresie czynności mających na celu zachowanie tego majątku. A dokładniej, w przypadku chęci zbycia danego lokalu przez jednego z małżonków, nie może on dokonać tej czynności bez zgody bądź pełnomocnictwa drugiego. Natomiast do głosowania pod uchwałą we wspólnocie mieszkaniowej taka zgoda czy pełnomocnictwo nie jest wymagane i głos powinien być ważny, chyba, że drugi współmałżonek zgłosi sprzeciw. Istotne dla zarządu czy zarządcy sprawdzenie jest czy rzeczywiście w danym małżeństwie funkcjonuje tzw. wspólnota majątkowa.
Inaczej kwestia głosowania przez współwłaścicieli danego lokalu przedstawia się w przypadku współwłasności ułamkowej, a to za sprawą wprowadzonej w 2015 roku nowelizacji Ustawy i własności lokali. Przed wejściem w życie wspomnianej noweli, obowiązywała zasada, iż w przypadku współwłasności ułamkowej, czy to w przypadku małżeństw, czy innych osób, nawet ze sobą niespokrewnionych, obowiązywała zasada, że głosować mogła jedna osoba, upoważniona przez resztę współwłaścicieli do oddania głosu. Miało to jednakże zastosowanie w momencie, gdy takie upoważnienie rzeczywiście zostało przed głosowaniem dostarczone, a więc współwłaściciele się ze sobą zgadzali w danej kwestii. W przeciwnym przypadku taki głos nie był brany pod uwagę. Dotyczyło to niestety również garaży wielostanowiskowych stanowiących odrębny lokal, w którym każdy z właścicieli stanowisk miał właśnie ułamkowy udział, co w wielu wspólnotach stanowiło ogromny problem. Aktualnie, dzięki nowelizacji, każdy ze współwłaścicieli może oddać odrębny głos na podstawie posiadanego udziału. Przyjmuje się, że udział w nieruchomości wspólnej współwłaściciela lokalu w częściach ułamkowych odpowiada iloczynowi wielkości jego udziału we współwłasności lokalu i wielkości udziału we współwłasności nieruchomości wspólnej przypadającej na ten lokal. Nadal również głosować może jedynie przedstawiciel takiej grupy współwłaścicieli, ale posiadający stosowne pełnomocnictwo.
Warto znać podstawowe zasady podejmowania decyzji we wspólnocie mieszkaniowej, które to wyrażane są w formie uchwał. Mając pojęcie o możliwościach zbierania głosów, a także sposobie ich liczenia czy weryfikowania ich ważności, można mieć realny wpływ na to w jaki sposób nasza nieruchomość jest zarządzana. Należy pamiętać, że każda skutecznie podjęta uchwała, szczególnie w tak istotnych kwestiach jak finanse wspólnoty czy niezbędne remonty, może uchronić współwłaścicieli przed poważnymi problemami w przyszłości.